Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Europese wetgeving van toepassing op gegevensbescherming: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met dit statement informeer ik u hoe DIEN aan deze nieuwe wetgeving zal voldoen.
DIEN, gevestigd te Heerenveen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69362432, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Het privacystatement legt uit hoe DIEN met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). U kunt erop vertrouwen dat DIEN uw privacy respecteert en op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens.
1. Toepassing
Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie DIEN persoonsgegevens verwerkt; a. (potentiële) cliënten; b. alle overige personen contact opneemt met DIEN of van wie DIEN persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar medewerkers.
2. Verwerking van persoonsgegevens
DIEN verwerkt persoonsgegevens die:
– een cliënt zelf persoonlijk (tijdens een behandelcontact), telefonisch, of digitaal heeft verstrekt,
– met toestemming van de cliënt wordt opgevraagd bij andere hulpverleners of verwijzers;
– worden gebruikt voor ROM in het kader van evaluatie van de behandeling, digitale vragenlijsten in het kader van diagnostiek en/of behandeling en e-health in kader van behandeling.
3. Dossier en gegevensverwerking
Om verantwoorde therapie en hulpverlening te kunnen leveren en te voldoen aan wettelijke voorschriften moet DIEN een (elektronisch) cliëntendossier bijhouden. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede hulpverlening worden hierin opgenomen. Dit cliëntendossier bevat persoonsgegevens over u en/of uw kind als naam, adres, postcode, woonplaats, geslacht, geboortedatum en -plaats, hoe u bereikbaar bent, namen en bereikbaarheidsgegevens van wettelijke vertegenwoordigers. Daarnaast wordt er ook informatie over de voortgang van de behandeling of begeleiding in gerapporteerd. Informatie in dossiers wordt alleen gedeeld door DIEN of de ZZP-hulpverleners die door DIEN ingehuurd worden en direct met de therapie of hulpverlening van u of uw kind te maken hebben.
4. Rechtsgrond
DIEN verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
– toestemming van de cliënt(of diens wettelijke vertegenwoordiger(s)). Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
– uitvoering van -of met het oog op- het sluiten van een behandelovereenkomst, waaronder ook het declareren aan derden, zoals de gemeenten of de zorgverzekeringsmaatschappij e.d.;
– een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een medisch dossier bij te houden of het BSN te registreren;
– een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst.
5. Verwerkers
DIEN kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van de DIEN persoonsgegevens verwerken. DIEN sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) daaraan stelt.
6. Persoonsgegevens delen met derden
DIEN deelt persoonsgegevens met derden, als dat in het kader van de behandeling (bijvoorbeeld een verwijzing) is aangewezen of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. DIEN deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden. In beginsel deelt DIEN geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt DIEN ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).
7. Bewaren van gegevens
Als het contact tussen u en/of uw kind en DIEN is gestopt, bewaren we het dossier 15 jaar. Deze termijn is vastgelegd in de wet. Daarna wordt het dossier vernietigd.
8. Rechten, vragen en klachten
U hebt het recht DIEN te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met DIEN.
– Recht op inzage door u of uw kind
U en/of uw kind of de wettelijk vertegenwoordigers (ouders of voogd) mogen het eigen dossier bekijken. Is uw kind jonger dan 12 jaar? Dan heeft u recht op inzage, maar uw kind niet. Vanaf 12 – 16 jaar mogen zowel ouders als uw kind het dossier inzien. Als uw kind 16 jaar of ouder is mag u pas het dossier inzien na toestemming van uw kind. Een verzoek tot inzage moet u schriftelijk indienen bij uw therapeut of hulpverlener.
– Inzage door derden
Alleen medewerkers en ZZP-hulpverleners die een overeenkomst hebben gesloten met DIEN mogen het dossier bekijken. De betrokken hulpverleners behandelen de informatie vertrouwelijk. Dit heet ook geheimhoudingsplicht. Om goede therapie of hulpverlening te kunnen bieden kan het noodzakelijk zijn dat we informatie delen over uw kind met een andere instantie. Bijvoorbeeld de school van uw kind of een vorige hulpverlener. Voordat we informatie met andere instanties delen, vragen we om uw toestemming. Wanneer er een gezinsvoogd bij uw kind betrokken is heeft deze ook recht op informatie. We zijn wettelijk verplicht dit te verstrekken, ook als u geen toestemming geeft.
– Recht van rectificatie (correctie of aanvulling van anderen)
De gegevens in het dossier van u en/of uw kind horen te kloppen. Als dat niet het geval is en gegevens niet juist, onvolledig of achterhaald zijn, kunt u DIEN vragen deze gegevens te wijzigen of aan te vullen. DIEN kan ook een door u of uw kind van 12 jaar of ouder afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toevoegen. Bent u van mening dat gegevens niet kloppen of niet van belang zijn? Dan kunt u vragen om (bepaalde) gegevens voor andere af te schermen. U hoort dan zo spoedig mogelijk of aan uw verzoek wordt voldaan. Een kind mag vanaf het twaalfde jaar dit verzoek ook zelf doen.
– Recht van vergetelheid (het wissen van gegevens)
U kunt DIEN vragen om gegevens uit uw dossier (of een gedeelte hiervan) te laten wissen. Wij moeten dit dan binnen drie maanden doen. Dit hoeft niet meteen als wij vinden dat het van belang is voor de voortzetting van zorg, uitvoering van de overeenkomst. Het wissen van gegevens kan ook niet als er een wettelijke bewaarplicht is van de gegevens. Vanaf het twaalfde jaar mag uw kind dit verzoek ook zelf doen.
– Recht op indienen van een klacht
Als u ontevreden bent over het gebruik van de persoonsgegevens van u en/of uw kind is dit voor ons belangrijk om te weten. Bespreek de klacht eerst met de betrokken hulpverlener. Als het niet lukt om tot een oplossing te komen kunt u een klacht indienen via ons klachtenreglement, gepubliceerd op onze website. Het is ook mogelijk om direct uw klacht over het gebruik van persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens neer te leggen. Zij zullen vervolgens een onderzoek instellen naar de klacht.
9. Wijzigingen privacystatement
DIEN kan dit privacy statement altijd wijzigen. Een actuele versie van het privacy statement wordt op de website van DIEN (www.dienzorg.nl) gepubliceerd. Het is verstandig dit privacy statement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.